Posuňte schvaľovanie a správu dokumentov na novú úroveň
Každodenné riadenie firmy si vyžaduje značnú časť svojho pracovného časa vyhradiť na administratívu. Určite to poznáte. Do firmy príde dokument, musíte ho zaevidovať, prideliť niekomu na vybavenie a v prípade, že sa jedná o daňový doklad, po schválení vložiť do svojho informačného systému. Každý kto je poverený takouto úlohou ju chápe ako nutnú súčasť svojej práce, inak povedané „nutné zlo“.
Kvalitná správa dokumentov otvára nové možnosti firmy, zlepšuje firemnú komunikáciu a znižuje náklady firmy.
To čo som napísal vyššie vyzerá jednoducho, ale v skutočnosti je to pomerne prácny proces, ktorý firme neprináša žiaden profit a zamestnancovi odoberie časť produktívneho času.
Časté problémy, s ktorými sa stretávame:
- Doklad putuje po firme a nie je jasné kde sa nachádza.
- Bol odoslaný správnemu pracovníkovi na vyjadrenie? Je možné, že sa stratil?
- Zbytočne premeškaná splatnosť faktúry, ktorá má za následok urgencie od dodávateľov a tým sa znižuje dôveryhodnosť spoločnosti.
- Archív dokladov neustále rastie.
- V prípade, že sa potrebujem pozrieť na pôvodný doklad, musím ho fyzicky hľadať v archíve.
Jednoduché riešenie
Presunúť evidenciu dokladov do systému, ktorý slúži na správu dokumentov, podporuje archiváciu a schvaľovanie dokumentov. Týmto sa zásadným spôsobom sa eliminujú problémy, ktoré som uviedol vyššie. Získate tak prehľad a poriadok vo všetkých vašich dokumentoch. V každom momente budete mať prehľad o tom kde a v akom stave sa dokument nachádza. Kvalitná správa dokumentov otvára nové možnosti firmy, zlepšuje firemnú komunikáciu a znižuje náklady firmy.
Pýtate sa ako na to?
Rozhodli sme sa o dlhodobo overenú platformu Microsoft SharePoint a na jej základe sme vytvorili riešenie, ktoré sme navyše integrovali do podnikového informačného systému Microsoft Dynamics NAV, viac informácií na http://www.selectus.sk/komplexne-riesenia-ekonomiky-spolocnosti-microsoft-dynamics-nav/.
Výhodou tohto riešenia je vhodné spojenie platformy Microsoft SharePoint a podnikového informačného systému, ktoré sa pre používateľa javí ako jednotné. Všetko na pozadí vytvorili naši šikovní programátori.
Hlavné prínosy správy dokumentov:
- Riadenie vlastného schvaľovacieho procesu
- Možnosť nastavenie zodpovedajúcich prístupov k jednotlivým dokumentom
- Centralizovaná správa dokumentov a okamžitá dostupnosť
- Zvýšená produktivita práce a znížené náklady firmy
- Úspora času
- Jednoduché sledovanie vývoja dokumentov
Pracovníci, ktorí nemajú v náplni práce prácu v podnikovom informačnom systéme pracujú len v prostredí Microsoft SharePoint vo webovom prehliadači. Tu majú k dispozícii všetky potrebné informácie o schvaľovaných dokumentoch a tak isto aj nevyhnutné dáta, ktoré pochádzajú s podnikového informačného systému.
Samozrejmosťou sú rôzne e-mailové notifikácie o zmene stavu dokumentov v schvaľovaní, resp. zoznam aktuálnych dokladov (dashboard), ktoré má používateľ schváliť.
Viac o riešení SharePoint nájdete na http://www.selectus.sk/share-point/, alebo nás kontaktujte.