RIADENIE FINANCIÍ

V systéme Microsoft Dynamics NAV je riešené komplexné spracovanie účtovníctva spĺňajúce všetky požiadavky slovenskej legislatívy. Systém je postavený tak, že akýkoľvek účtovný alebo skladový pohyb, ktorý je v systéme zaúčtovaný sa automaticky prejaví v pohybe na účtoch účtovnej osnovy.

Jednotlivé časti účtovníctva sú členené podľa druhu účtovných operácií do samostatných modulov, ktoré tvoria spolu celok v správe financií. Takéto spracovanie účtovníctva umožňuje účtovníkom, ale aj vedeniu spoločnosti mať stále aktuálny prehľad o stave spoločnosti s možnosťou vytvárania rôznych potrebných výstupov a analýz.

V správe financií v evidencii vecné položky sa nachádzajú údaje o hlavnej knihe, finančných rozpočtoch, medzipodnikovom prenose údajov a taktiež sa tu nachádzajú tlačové výstupy, ktoré sú potrebné pre splnenie legislatívnych požiadaviek, ako sú napr. účtovná závierka.

Samotné účtovanie je nastavené tak, aby používateľ musel čo najmenej používať ručné nastavenia pri účtovaní, tzn. že väčšina systému má prednastavené účtovanie na jednotlivé analytické účty účtovnej osnovy a taktiež je prednastavené účtovanie o DPH a s tým spojené aj smerovanie jednotlivých položiek DPH do výkazu DPH a kontrolného výkazu. V prípade špecifických účtovných operácií si používateľ vie zmeniť potrebné prednastavené hodnoty tak, aby boli splnené všetky legislatívne požiadavky.

Všetky pohyby v účtovníctve je možné sledovať na jednotlivých analytických účtoch, tzn. každý účet účtovnej osnovy je možné zobraziť a pozrieť si aké účtovné pohyby boli na daný účet účtované.

Ak sa v databáze nachádza viacero firiem navzájom prepojených je možné využívať na prenos dokladov medzi týmito spoločnosťami medzipodnikové účtovanie. V prípade, že tieto spoločnosti tvoria konsolidovaný celok, systém umožní nastaviť konsolidáciu spoločnosti.

Ďalšou výhodou prepojenia spoločností je možnosť vytvárať cez účtovné schémy rôzne výstupy nad spoločnosťami.
V účtovných schémach je možné vytvárať vlastné reporty, ktoré spoločnosť požaduje.

Dáta do účtovnej schémy sa dajú nasmerovať z rôznych zdrojov v rámci systému a je možné ich navzájom kombinovať. Výstup účtovnej schémy môže obsahovať údaje o finančných rozpočtoch v porovnaní s reálnymi údajmi alebo výstupy vytvárané finančnými analytikmi spoločnosti. V účtovných schémach sú zadefinované aj výstupy účtovnej závierky, tzn. výkaz účtovnej závierky, ktorého výstup je možné exportovať tak do programu Microsoft Excel ako aj na stránku Finančnej správy.

V rámci finančných rozpočtov je možné definovať rozpočty pre jednotlivé účty účtovnej osnovy. Tieto rozpočty sa v rámci analýz dajú automaticky aktualizovať a po prepojení na účtovné schémy sa z nich dajú vytvárať rôzne analytické výstupy.

V module správa financií sa nachádza aj funkčnosť Periodické aktivity. Pre prípad stále sa opakujúcich účtovných pohybov, ktoré sa neúčtujú cez účtovné doklady (faktúry a dobropisy) sa využívajú periodické denníky. Tie sa nastavia na príslušnú periodicitu a po každom zaúčtovaní tohto denníka sú opätovne pripravené pre účtovanie ďalšej periódy. Tieto denníky je možné využiť aj pre účtovanie dohadov, tzn. že na konci obdobia sa dohad zaúčtuje a systém ho hneď v prvý deň nasledujúceho obdobia automaticky odúčtuje. Pre každý list periodického denníka sa dá nastaviť aj exspirácia, čo zabráni zaúčtovaniu po ukončení tohto opakovaného účtovania, napr. pri lízingoch.

V tomto module sa nachádzajú aj výstupy pre výkaz DPH a kontrolný výkaz a taktiež účtovanie uzávierkových operácií. Každý aktuálny výkaz DPH je nadefinovaný samostatne, aby bolo možné sa spätne vracať k už neaktuálnym výkazom. Po odoslaní výkazov na finančnú správu sa zaúčtuje uzatvorenie položiek DPH. Tento systém práce zjednodušuje klientovi prípadné podávanie dodatočných výkazov DPH alebo kontrolných výkazov.

  • Konsolidácia

Konsolidácia Vám umožňuje konsolidovať firmy v aplikácii. Firmy môžu pochádzať z jednej alebo viac rôznych databáz Microsoft Dynamics NAV alebo z iného typu súboru. Vo funkčnosti Konsolidácia existujú možnosti importu a exportu finančných informácií. Pokiaľ sú dáta získané z niekoľkých rôznych Microsoft Dynamics NAV riešení, modul sa používa iba v materskej firme.

  • Centrá zodpovednosti

Pomocou Centra zodpovednosti môžete vytvoriť strediská nákladov a/alebo výnosov. Firma môže predávať tovar sa špecifickými cenami, ktoré sa vzťahujú k centru zodpovednosti. Funkčnosť ponúka možnosť prepojenia používateľa s centrom zodpovednosti tak, že budú zobrazené len predajné a nákupné dokumenty vzťahujúce sa ku konkrétnemu používateľovi. Naviac systém používateľom pomáha pri zadávaní ďalších dát ako sú dimenzie a kódy miest (skladov).

Modul Majetok v systéme Microsoft Dynamics NAV umožňuje evidovať jednotlivé druhy majetku, či už sa jedná o dlhodobý alebo krátkodobý majetok, hmotný alebo nehmotný a zároveň umožňuje automatické účtovanie operácií s majetkom súvisiacich ako obstaranie, zaradenie, zhodnotenie, znehodnotenie, odpisy a vyradenie. Ďalšími možnosťami v majetku je evidencia poistenia majetku a evidencia a účtovanie údržby k majetku.

Každá karta majetku má prednastavené údaje týkajúce sa daného majetku, ako názov, umiestnenie, zodpovedná osoba, odpisová skupina a kniha odpisov. Všetky transakcie s dlhodobým majetkom, účtovné aj neúčtovné sa zaznamenávajú v knihách odpisov. Pre správu rôznych druhov odpisov možno nastaviť viac kníh odpisov. Systém umožňuje zadať ich neobmedzený počet.

Okrem štandardných funkčností, ktoré ponúka Microsoft Dynamics sme dopracovali nové možnosti evidencie na kartách majetku a taktiež možnosti pre výpočty odpisov.

  • Evidencia parciel

Evidencia parciel na kartách dlhodobého majetku – pozemkov – po programovej úprave je možné k danému pozemku sledovať parcely, z ktorých sa skladá. Parcely je možné zadať na kartu dlhodobého majetku daného pozemku. Pred zaúčtovaním obstarania je potrebné vytvoriť kartu dlhodobého majetku pre konkrétny pozemok a na kartu pozemku naimportovať zoznam parciel. Takto načítané a uložené riadky parciel na karte dlhodobého majetku sú pripravené pre načítanie do riadkov nákupnej faktúry pri účtovaní obstarania majetku (pozemok ). Po zaúčtovaní obstarania sa na karte dlhodobého majetku zobrazia jednotlivé parcely s výmerou, číslom parcely a cenou za m2, čo uľahčuje ďalšiu prácu s daným pozemkom ako napríklad predaj časti pozemku.

  • Znížený odpisovateľný základ

Ďalšou nie štandardnou funkčnosťou v module majetok je možnosť neodpisovať majetok do výšky 100% jeho obstarávacej ceny. Táto funkčnosť bola dopracovaná tak, že v nastavení podtried majetku pribudlo pole Odpisovateľný základ, v ktorom sa nachádza percento, ktoré vyjadruje aká výška z čiastky zaradenia má byť odpísaná. Na karte majetku účtovník vidí aj čiastku obstarania a aj výšku odpisovateľného základu.

  • Dotácie

V prípade, ak je potrebné sledovať k danému majetku prijaté dotácie a ich rozpúšťanie, je možné sledovať to aj priamo na danej karte dlhodobého majetku. Pre tento účel je potrebné pridať aj Knihu odpisov Dotácie účtovné a Knihu odpisov Daňové dotácie. Práca s týmito knihami dotácií je rovnaká ako práca s účtovnou a daňovou knihou odpisov. Tiež tu sledujeme obstaranie, zaradenie a rozpúšťanie dotácií podľa zadaných parametrov. Prijaté dotácie a ich rozpúšťanie je možné sledovať nielen cez účty účtovej osnovy (vecné položky), ale aj na karte dlhodobého majetku. V týchto zoznamoch je možné evidovať aj iné parametre týkajúce sa dotácií ako číslo zmluvy, poskytovateľa dotácie, dátum poskytnutia dotácie a iné.

  • Poistenie

Medzi štandardné funkčnosti majetku v Microsoft Dynamics NAV patrí evidencia poistenia. V prípade, že spoločnosť chce evidovať druhy poistenia, konkrétne poistné zmluvy a poistné krytie z jednotlivých zmlúv na majetku môže využiť funkčnosť Poistenie. V Poistení ( zoznam poistných zmlúv ) uvidíme na konkrétnej poistnej zmluve zoznam dlhodobého majetku a výšku jeho poistného krytia, ktorého sa táto poistná zmluva týka.

  • Údržba

Výdavky na údržbu sú bežné náklady určené na zachovanie hodnoty dlhodobého majetku. Na rozdiel od navýšenia kapitálu hodnoty dlhodobého majetku nezvyšujú. Kódy údržby popisujú, aký druh údržby bol na majetku uskutočnený. Touto funkčnosťou vieme pri účtovaní nákupnej faktúry, pokladničného dokladu alebo interného dokladu (platí aj pre dobropisy ) zaúčtovať náklady do vecných položiek (na účty účtovej osnovy ) a zároveň tieto náklady aj zaevidovať ku konkrétnej karte DM. Je potrebné mať zadefinované, ktoré nákladové účty budú sledované v údržbe a pri účtovaní daného nákladu v nákupnej faktúre, pokladničnom doklade alebo internom doklade je potrebné vybrať konkrétnu kartu dlhodobého majetku, na ktorú sa daná údržba vzťahuje. Údržbou je možné sledovať aj napr. spotrebu pohonných hmôt k motorovým vozidlám, servis strojov a zariadení, náhradné diely na zariadenia, ktoré nezvyšujú hodnotu zariadenia a iné. Ak sa zaevidujú do kariet dlhodobého majetku prenajaté motorové vozidlá, resp. iný prenajatý majetok (do vecných položiek ( na účty účtovej osnovy ) na podsúvahové účty ) je možné aj na takýto majetok evidovať údržbu, resp. spotrebu pohonných hmôt.

Každá hotovostná alebo registračná pokladnica má v systéme zadefinovanú vlastnú kartu pokladne v module Správa financií – pokladňa. Na karte pokladne sa nachádzajú údaje o danej pokladni ako aj údaje o analytickom účte účtovnej osnovy, na ktorom sa účtuje o pohyboch v pokladnici a o účtoch automatického zaokrúhlenia odchýlky platby. Taktiež je pre každú pokladnicu možné definovať maximálnu a minimálnu výšku salda. V prípade, ak systém dosiahne danú výšku, tak je možné nastaviť blokovanie danej pokladne, tzn. že systém nedovolí účtovať na danú pokladňu alebo nastaviť len upozornenie, že definovaná výška salda bude prekročená. Každá pokladnica má nastavenú aj menu pokladnice a k nej príslušné nominálne hodnoty meny, aby bolo možné robiť na pokladnici inventarizáciu pokladne.

Pre každú pokladnicu je možné zadefinovať jednotlivé pokladničné prípady a taktiež používateľa, tzn. zamestnanca, ktorý môže s danou pokladnicou disponovať. Pre používateľa je potrebné zadať, či môže jednotlivé pokladničné doklady len evidovať a vydať alebo aj účtovať. V prípade, ak používateľ nie je zadefinovaný ako používateľ pokladne, nemôže robiť na pokladni žiadne pohyby, systém ho pri pokuse o zadefinovanie pokladničného dokladu na túto skutočnosť upozorní. Až po zaevidovaní môže používateľ definovať jednotlivé pokladničné doklady.

Po zaevidovaní a vydaní pokladničného dokladu sa mení stav zostatku pre danú pokladňu. Tak používateľ môže skontrolovať zostatok v pokladni bez podmienky zaúčtovania všetkých dokladov. Všetky doklady, ktoré boli zaúčtované alebo vydané na pokladni je možné pozrieť cez kartu pokladne.

V prípade registračných pokladní je možné prepojiť registračnú pokladňu v Microsoft Dynamics NAV s registračnou pokladňou používanou na prevádzke a tým zabezpečiť automatické účtovanie jednotlivých pokladničných pohybov.

V systéme Microsoft Dynamics NAV sa pohyby na jednotlivých bankových účtoch evidujú v module Správa financií v module Banka. Jednotlivé bankové účty majú nastavené samostatné karty bankových účtov, ktoré obsahujú údaje o danom bankovom účte a zároveň číslo analytického účtu z účtovnej osnovy, na ktorom sa jednotlivé bankové pohyby účtujú. Pre každý bankový účet je možné evidovať bankové príkazy a bankové výpisy v samostatnom číselnom rade.

Bankové príkazy na úhradu je možné nadefinovať v systéme ručne alebo generovať automaticky a následne ich exportovať v požadovanom formáte – v súčasnosti SEPA do príslušnej banky. Pri bankových príkazoch je možné využívať aj funkčnosť zlúčených platieb, ktorá zlúči platby podľa čísla IBAN a do banky dodávateľa tak odíde jedna platba, ku ktorej dostane dodávateľ avízo o platbe – zoznam dokladov, ktoré sú v zlúčenej platbe obsiahnuté. Pri spustení exportu bankového príkazu systém kontroluje formát čísla IBAN a aj to, či všetky povinné údaje, ktoré má príkaz sú vyplnené. V prípade chybného IBAN alebo chýbajúcich údajov na príkaze systém zobrazí chybové hlásenie s odkazom na danú chybu, ktorú následne používateľ odstráni a môže príkaz vydať znova.

Tak ako príkazy, aj bankové výpisy je možné definovať ručne – to sa robí vo finančnom denníku, v ktorom sa ručne aj vyrovnávajú platby s dokladmi zákazníkov a dodávateľov alebo je možné importovať jednotlivé bankové výpisy. Po zaevidovaní bankového výpisu a jeho exporte do finančného denníka systém na základe zadefinovaných podmienok vyrovná jednotlivé položky bankového výpisu s položkami zákazníka alebo dodávateľa. V prípade, ak je na bankovom výpise položka zlúčenej platby, systém kontroluje príkazy na úhradu. V prípade, že nájde príkaz so zlúčenou platbou, rozdelí túto platbu vo finančnom denníku na jednotlivé položky a vyrovná s príslušnými dokladmi.

Nákladové účtovníctvo predstavuje nástroj kontrolingu, je prepojené s modulmi Financie, Výroba a Projekty.

Hlavným zdrojom údajov nákladového účtovníctva je hlavná kniha, t. j. modul Financie, všetky finančné hodnoty z hlavnej knihy prechádzajú do nákladového účtovníctva. Pri prvotnom nastavení účtovania nákladov je potrebné nastaviť parametre pre nákladové účtovníctvo.

V nákladovom účtovníctve je možné zadefinovať si vlastnú účtovnú osnovu druhov nákladov, ktorá je prepojená s existujúcou účtovnou osnovou, poprípade využiť existujúcu účtovnú osnovu. Následne je potrebné na strane účtovnej osnovy zadefinovať pre jednotlivé analytické účty príslušné účty v nákladovom účtovníctve. Vytvorí sa tak, prepojenie medzi účtovníctvom a nákladovým účtovníctvom.

V rámci nákladového účtovníctva sa zmeny nákladov sledujú na dvoch dimenziách. Jedna je definovaná v osnove stredísk nákladov a druhá ako osnova nositeľov nákladov. Tak ako pri účtovnej osnove aj v tomto prípade je možné použiť existujúce dimenzie, poprípade vytvoriť nové a tie prepojiť s existujúcimi.

Po zadefinovaní jednotlivých osnov nákladov je potrebné zadefinovať zdroje rozdelenia nákladov, tzn. akým spôsobom budú jednotlivé náklady z účtovníctva prepočítavané v nákladovom účtovníctve. Tu si môže používateľ vybrať akým spôsobom bude náklady z účtovníctva prepočítavať, či definovaným percentom, podielom alebo budú všetky náklady sledované. Taktiež je možné to definovať pre jednotlivé kombinácie stredísk a nositeľov nákladov.

Ak sú všetky požiadavky zadefinované, je možné ešte systému zadať, či má položky z účtovníctva prenášať automaticky pri každom zaúčtovaní alebo si bude používateľ spúšťať aktualizácie ručne.

V systéme sú preddefinované základné reporty pre nákladové účtovníctvo. Používateľ si môže vytvoriť vlastné reporty pomocou účtovných schém. Týmto spôsobom si môže vytvoriť neobmedzené množstvo rôznych analýz nákladov a tieto náklady ďalej upravovať, preúčtovávať a to všetko mimo reálneho účtovníctva, ale s využitím reálnych údajov.

V programe Microsoft Dynamics NAV môžete použiť CASH FLOW predpoveď na vytvorenie predikcie CASH FLOW v spoločnosti. Predpoveď CASH FLOW v spoločnosti naznačuje jej finančnú solventnosť a odhalí, či spoločnosť môže plniť svoje finančné záväzky včas.

CASH FLOW, alebo peňažný tok, vyjadruje hotovostné toky firmy za konkrétne obdobie (najčastejšie rok, štvrťrok, mesiac). Výkaz CASH FLOW si možno predstaviť ako funkčný modul z ktorého sú zreteľné vklady (príjmy) a výbery (výdavky). Súčasne vo výkaze CASH FLOW, je uvedený stav peňažných prostriedkov na začiatku a konci daného obdobia. Na rozdiel od výsledku, ktorý zobrazuje náklady a výnosy, výkaz CASH FLOW sleduje príjmy a výdavky.

cash-flow

Aby ste sa uistili, že spoločnosť je solventná a orientovaná na budúcnosť je plánovací nástroj veľmi užitočný. V nadväznosti na menové aktíva v predchádzajúcom období budete schopný v programe vytvárať pravidelné zostavovanie výpočtu predpokladaných prevádzkových príjmov a výdavkov. Potom program spočíta prebytok hotovosti alebo deficit hotovosti Podľa týchto výsledkov sa spoločnosť môže vykonať nápravné opatrenia, ako je zníženie úverového rizika pre prebytok alebo pôžičiek, ak existuje deficit.

Použitie CASH FLOW predpoveď v module Microsoft Dynamics NAV pomáha k vytvoreniu bezpečného a úplného pohľadu na solventnosť spoločnosti.

V Microsoft Dynamics NAV, prognóza CASH FLOW ponúka niekoľko funkcií, ktoré môžete použiť, tak aby ste dostali verný obraz solventnosti vašej spoločnosti. Môžete zachytiť rôzne plány, CASH FLOW a zaviesť jeden alebo viac CASH FLOW prognóz, ktoré môžete použiť na vytvorenie plánov z rôznych hľadísk. tieto plány potom môžu byť organizované pomocou CASH FLOW účtov, ktoré možno nastaviť. Typicky je štruktúra z týchto účtov podobná úrovni štruktúry vašej hlavnej knihy, účtovný rozvrh a plánov peňažných tokov.

Pracovať pri plánovaní CASH FLOW, môžete začlenením hodnôt z hlavnej knihy, predaja, nákupu, servisu a majetku aplikačné oblasti.

Oblasť Hlavná kniha poskytuje informácie o likvidných prostriedkov, ktoré sú dostupné, prípadne rozpočet hodnoty účtov hlavnej knihy. Oblasť nákupu poskytuje hodnoty aktuálnych otvorených záväzkov a všetky očakávané pohľadávky z otvorených objednávok. V oblasti predaja poskytuje informácie o aktuálnom stave pohľadávok a očakávaných príjmov z otvorených predajných objednávok. Oblasť Servis poskytuje informácie o otvorených servisných zákaziek, ktoré smerujú do CASH FLOW prognózy.

Navyše v prognóze peňažných tokov, môžete spravovať manuálne príjmy a manuálne náklady a tieto začleniť do prognózy CASH FLOW.

Pre analýzu Vašej prognózy CASH FLOW, môžete použiť rôzne obrazovky a reporty, ktoré ukazujú štatistické údaje, ktoré sa týkajú dostupnosti a môžu byť vizualizované časovej osi.